7 nützliche Apps, die dein Homeoffice erleichtern.

Was brauche ich im Homeoffice? Das fragen sich seit Mitte 2020 viele Arbeitnehmende. Einige grundlegende Tipps erleichtern den Arbeitsalltag zu Hause.

Zeitmanagement-, Kommunikations-, Kollaborations-Apps – auf den einschlägigen Vertriebsplattformen wie dem App oder Google Play Store gibt es so einige davon. Qualitativ unterscheiden sie sich aber enorm. Um deine kostbare Arbeitszeit zu schützen, haben wir 7 Apps ausfindig gemacht, die den Download wirklich wert sind.

Manche mögen es als Bürde sehen, andere wiederum als großen Vorteil: Das Homeoffice fördert die technische Kompetenz von Berufstätigen. Und das in den verschiedensten Industrien und Positionen. Ob Projektmanagerin bei einer Unternehmensberatung, Fachinformatiker in einem großen IT-Konzern, Buchhalterin im Mittelstand oder Marketing Manager bei einem Startup, jede einzelne Person setzt sich aktuell und potenziell auch auf lange Sicht mit Online-Meetings & Co. auseinander. Sogar Ärztinnen und Ärzte bieten immer häufiger digitale Sprechstunden an, um den physischen Kontakt zu reduzieren.

Viele Bürotätigkeiten liefen auch früher schon unter der Verwendung von Softwareangeboten wie Microsoft 365. Damit konnten Projekte zunächst digitalisiert, in einem zweiten Schritt aber auch enorm vereinfacht werden. Im Homeoffice sind nun vor allem Kollaborations-Tools als Ersatz für Meetings vor Ort hinzugekommen. Obwohl die Zusammenarbeit von Teams auf diese Weise gut funktionieren kann, erfordert das neue Arbeitsumfeld möglicherweise Anwendungen, auf die vorher niemand gekommen ist. Doch wie das so ist, während der Alltag vor sich hin rollt, fehlt die Zeit, aus tausenden Apps die sinnvollste, praktischste - und dabei am besten noch preiswerteste - für die individuellen Bedürfnisse zu finden. Deswegen beenden wir die Suche direkt hier und jetzt für dich!

Ein wichtiger Homeoffice Tipp:
Nutze die digitale Umgebung zu deinen Vorteilen!

Forest oder Plantie – To-Dos konzentriert abhaken und gleichzeitig einen Wald pflanzen!
‍Ablenkungen lauern im Homeoffice links und rechts. Manchmal sind es die Kinder, die von der Schule nach Hause kommen, ab und zu die Post, die an der Tür klingelt, und immer öfter erwischen wir uns dabei, während der Arbeitszeit durch soziale Medien zu scrollen. Um standhaft zu bleibt, fehlt meistens der richtige Anreiz. Mit einem spielerischen Konzept wirken die Apps „Forest“ und „Plantie“ der Prokrastination entgegen.

So funktioniert es: Du legst eine Zeitspanne fest, während der du dein Smartphone oder Tablet beiseite legen möchtest. Die Anwendung sorgt dafür, dass du in dieser Zeit nicht von eingehenden Nachrichten unterbrochen wirst. Während die Zeit ungestört abläuft, wachsen verschiedene Arten virtueller Bäume vor sich hin. Hast du ein paar Bäume gepflanzt, wird ein Wald visualisiert. Zur Reflektion deines Verhaltens wird die Zeit nachgehalten und in interessanten Statistiken zusammengefasst.

Die App „Forest“ setzt den digitalen Gedanken ins echte Leben um und hat mit dem Partner Trees for the Future schon über eine Millionen Bäume weltweit gepflanzt. Für das aufwendige Interface kostet sie allerdings auch 1,99€ im App Store. Eine Alternative bietet das kostenlose „Plantie“ mit ein paar weniger Features aber einem ähnlich hohen Benefit.

Endel – Mit personalisierten Sounds entspannen, fokussieren und schlafen.
‍Die Spotify-Playlists mit Titel wie „Working From Home“, „Background Music“ oder „Beats to think to“ wirken bei dir nicht so richtig? Das liegt vermutlich daran, dass sie gar nicht auf dich individuell zugeschnitten sind. Bei „Endel“ ist das anders. Mit Hilfe eines Algorithmus generiert die App personalisierte Geräuschkulissen im Einklang mit internen und externen Bedingungen wie Ort, Zeitzone, Wetter und Herzfrequenz. Diese Einstellung auf deinen Biorythmus wirkt sich positiv auf Stress, Produktivität, Konzentration, Entspannung und Schlaf aus.

„Endel“ lässt sich situationsbedingt nutzen: Der Relax-Modus beruhigt deinen Geist, um Gefühle von Geborgenheit und Sicherheit zu erzeugen. Der Fokus-Modus steigert deine Produktivität, indem er dir hilft, dich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Der Schlaf-Modus stimmt dich mit sanften Tönen auf eine tiefe Nachtruhe ein. Um alle Facetten nutzen zu können, bedarf es nach einer 7-tägigen Testversion eines Abonnements – eine kleine Investition in dich selbst, die sich auf jeden Fall in Ruhe und Kraft auszahlen wird. Für Apple-User gibt es die Möglichkeit, „Endel“ in die eigene Health App zu integrieren.

WeTransfer – Dateien kinderleicht und auf einen Klick speichern und teilen.
‍„Ich schick dir das schnell mal zu“ ist vermutlich einer der am häufigsten gesagten oder geschriebenen Sätze bei gemeinsamen Projekten. Bis dann auffällt: Die Datei ist viel zu groß! An dieser Stelle solltest du auf jeden Fall den Service von „WeTransfer“ heranziehen, denn einfacher hast du Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder Power Point-Präsentationen noch nie geteilt. Ein großer Vorteil dabei ist die bewährte Reputation der Anwendung, wodurch kein Spamverdacht aufkommt.

Der Filehosting-Dienst macht seinem übersetzten Namen ‚wir übertragen‘ alle Ehre: Ganz ohne Registrierung kannst du bis zu 2GB große Dateien an Kolleginnen und Kollegen senden. Nach dem Hochladen des gewünschten Materials kannst du entweder einen Link generieren, den du in einer persönlichen Mail einfügst oder du lässt die Benachrichtigung direkt von der Plattform selbst kommen. Die andere Seite hat dann eine Woche Zeit, um auf die Sendung zuzugreifen. Bei größeren Dateien bietet „WeTransfer“ auch eine Pro-Version, mit der die mögliche Dateigröße dann auf 200GB steigt, zeitlich unbegrenzt verfügbar bleibt und innerhalb ganzer Teams genutzt werden kann.

LinkedIn – Professioneller aber informeller Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen.
‍Kommunikation im Homeoffice ist das A und O, das kann gar nicht oft genug betont werden. Damit alle auf dem gleichen Stand bleiben und wichtige Details geklärt werden können, muss vieles in Video-Calls, Telefonate oder E-Mails übersetzt werden. Das dient aber auch dazu, zwischenmenschliche Beziehungen zu etablieren, zu erhalten und zu festigen. Dabei kann es nicht schaden, den Dialog von den formellen, vom Arbeitgebenden eingesetzten Systeme wie Outlook oder Teams, in ein etwas lockereres Umfeld auszulagern. Das Karrierenetzwerk „LinkedIn“ ist dafür genau das richtige!

„LinkedIn“ ist für die meisten Berufstätigen vermutlich nichts neues mehr. Ursprünglich aus den USA stammend, vernetzen dort sich seit einigen Jahren viele Business-Kontakte miteinander. Mittlerweile gibt es, ähnlich wie auf anderen sozialen Medien, LinkedIn Influencer, die sich meinungsstark zu spezifischen Themen positionieren und von LinkedIn regelmäßig als „Top Voices“ ausgezeichnet werden. Oft agieren sie als sogenannte Corporate Influencer im Namen der Unternehmen, bei denen sie meist in den höheren Management-Ebenen sitzen.

Wieso lohnt sich der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen auch auf diesem Weg? Ihr habt hier die Chance, euch auf einem anderen digitalen Boden zu begegnen und andere Seiten der Personen kennenzulernen, mit denen ihr täglich kooperiert. Achtung: Während solche Karrierenetzwerke such gut zur informelleren Kommunikation eignen, sollte der Kontakt über private Apps wie WhatsApp oder Instagram eher mit Vorsicht genossen werden, um die eigene Work-Life-Balance nicht auf die Probe zu stellen.

Miro – Mit einem digitalen Whiteboard spannende Online-Meetings gestalten.
‍Brainstorming Sessions im digitalen Raum sind so inspirierend wie trockenes Brot. Es fehlt die Möglichkeit, spontane Ideen aufzuschreiben, strukturierende Mind Maps zu skizzieren und kleine Grafiken anzufertigen. Mit „Miro“ geht genau das! Das Kollaborations-Tool funktioniert wie ein Online-Whiteboard und birgt zahlreiche Features, jedes Projekt zum Leben erwecken. Neben klassischen Visualisierungen kannst du auf „Miro“ praktisch Dokumente, Links, Fotos und sonstige Ressourcen sammeln. Auch Papiere wie Post-it’s kannst du scannen und virtuell einführen. Um Papier zu sparen und dennoch handschriftliche Notizen zu machen, kann in der mobilen App beispielsweise mit dem Apple Pencil geschrieben werden.

Das Interface ermöglicht die Erstellung von Vision Boards über Personas bis hin zu ganzen User Journeys und fügt sich damit optimal in eure Projektmanagement-Prozesse ein. Dabei müssen du und dein Team nicht bei einer leeren Leinwand beginnen, sondern aus über 200 Templates das Passende auswählen. Die Nutzung ist zunächst einmal auch für mehrere Personen mit einer begrenzten, aber ausreichenden Anzahl an Features kostenlos. Für kleine bis große Unternehmen gibt es unterschiedliche Pläne, die einen vollumfänglichen Service liefern.

LastPass – Keine Zeit mehr verlieren und trotzdem sicher einloggen.
Mehr digitale Arbeit heißt automatisch auch mehr Passwörter. Die Wichtigkeit von IT-Sicherheit ist nicht erst von gestern, wird aber doch noch oft vernachlässigt. Überall das gleiche Passwort zu verwenden, schließt wenigstens den Fall aus, nicht mehr in einen Account zu kommen. Eine gute Lösung ist das allerdings trotzdem nicht. Besser ist nie Nutzung von „LastPass“, einer Passwort Management App, die sowohl Log-in-Daten wie in einem sicheren Tresor speichert.

Alles woran du dich mit „LastPass“ noch erinnern musst, ist ein Masterpasswort, das einer Handvoll von Kriterien entsprechen muss. Dort kannst du dann alle deine Zugangsdaten einmalig einspeichern und automatisch in Safari oder anderen mobilen Browsern ausfüllen lassen. Auf jeweils einem Gerät, egal ob Computer oder mobil, ist die App kostenfrei. Unbegrenzten Zugriff gibt es über die Premium- oder Familien-Version.

Expensify – Spesen mühelos nachhalten, weil Zeit nicht ausgezahlt werden kann.
‍Die ein oder andere Geschäftsreise steht wieder an oder du hast im Homeoffice andere Ausgaben wie Schreibutensilien oder Verpflegung. Ohne ständig im Büro zu sein, wird es zu einem echten Aufwand, diese Kosten korrekt einzureichen. „Expensify“ schließt die Lücke zwischen dir und der Buchhaltung. Die App zeichnet sich neben ihrer praktischen Anwendung, auch durch ihre innovative Technologie aus und wurde bereits mit diversen Auszeichnungen wie den „Best 100 Cloud Companies Worldwide“ von Forbes prämiert.

Die Nutzung könnte unkomplizierter nicht sein: Du scannst deine Belege und sie werden durch automatisch mit allen Details in das System eingebucht. Noch dynamischer können Ausgaben mit der „Expensify Card“ gehandhabt werden. Darüber hinaus unterstützt die Anwendung zahlreiche Leistungen wie Kilometergeld, Tagespauschalen oder Steuervorauszahlungen, die am besten vorab innerhalb eines Unternehmens ausgewählt werden.

Mit den richtigen Apps gestaltest du Homeoffice und Zusammenarbeit noch produktiver, konzentrierter und interaktiver.

Nach diesem Input führt eigentlich kein Weg mehr an deinem Klick zum App Store, Google Play Store oder Galaxy Store vorbei! Am besten beginnst du mit einer Anwendung, die deine größte Herausforderung im Homeoffice angeht. Nach und nach kannst du dann alle Möglichkeiten ausprobieren. Und wenn 7 Icons mehr auf deinem Bildschirm dazu führen, dass deine tägliche Arbeit einfacher, effektiver und effizienter von der Hand geht, sind wir schonmal einen großen Schritt weiter!